Чому це важливо
Ефектна презентація — це потужний інструмент для продажу ваших ідей. Не підготувавшись як слід та проваливши виступ перед аудиторією, можна звести нанівець тижні та місяці роботи команди.
У цій статті ви знайдете поради щодо якісної підготовки презентації: як зробити її гарною, логічною, та головне — ефективною. Поради відносяться до публічної презентації, тобто тієї, яку ви будете представляти як доповідач перед певною групою глядачів. Версія, яку розсилають по електронній пошті передбачає інший формат та підхід.
Формування ідеї
По-перше, необхідно визначити мету презентації. Слід чітко розуміти, де саме ви будете виступати, для кого і для чого. Наприклад:
- ви рекламуєте новий товар або послугу;
- від вас чекають експертної думки;
- ви розповідаєте про тренди у вашій сфері;
- ви звітуєте про виконану роботу тощо.
Починаючи роботу над доповіддю, спитайте себе: яких подальших дій ви чекаєте від слухачів вашої презентації? Залежно від цього можуть відрізнятися кінцеві цілі доповіді:
- заповнення заявки на сайті;
- отримання ліду;
- продаж товару чи послуги;
- навчання гравців ринку і т. д.
Визначивши мету, не треба забувати про неї в процесі роботи над доповіддю, а в кінці обов'язково перевірте готову презентацію на відповідність меті. До того, як відкрити редактор презентації (PowerPoint, Keynote або Google Презентації), необхідно чітко розуміти, що саме ви збираєтесь оформлювати. Запишіть основні тези. Оцініть і відсортуйте накопичені ідеї, сформуйте структуру вашої презентації — до останнього слайда.
Ретельно перечитайте текст презентації, перевірте на логіку і послідовність викладу. Лише коли ви побачите, що все склалося в цілісну картину, можна відкрити редактор для формування слайдів.
Оформлення презентації
Під час створення нової презентації необхідно задати широкоформатний розмір слайдів (16:9), для того, щоб використати всю ширину площини екрану.
- Microsoft PowerPoint: Дизайн – Параметри сторінки – Екран (16x9);
- Keynote: при запуску і виборі шаблонів обрати закладку Wide;
- Google Презентації: Файл – Параметри сторінки – Широкоекранний (16:9).
Краще оминути стандартні патерни і теми: ваші слухачі повинні зосередитися на тому, що ви бажаєте їм донести, а не на шаблонному оформленні.
Якщо ви плануєте використати проектор для показу своєї презентації, то варто користуватися правилом: білий текст на чорному фоні. Справа в тому, що проектор «малює» ваші тексти світлом, робить їх акуратними й читабельними і не засвічує фон. Такі слайди набагато простіше не тільки читати, але й фотографувати.
Розміщення контенту
Одна із помилок, що зустрічається у презентаціях найчастіше — це занадто велика кількість інформації на слайді. Якщо доповідач інстинктивно прагне використати кожен вільний сантиметр на екрані, глядач бачить слайди, які перевантажені текстовою інформацією. Такі слайди незручно і нецікаво читати.
Тому під час створення презентацій діє правило: одна думка — один слайд. Зведіть ваш текст до мінімуму, виділіть на слайді лише важливі аспекти, решту інформації краще донести усно.
Досить часто доводиться показувати слайди, де присутні списки. В такому випадку бажано виносити кожен новий рядок списку на окремий слайд, і тоді для ваших слухачів це візуально буде виглядати як поетапна поява рядків списку. Таким чином ви дотримуєтесь логіки та ієрархії інформації, а слухачам буде комфортно стежити за ходом ваших думок і вашої доповіді. Слід зазначити, що такий розподіл списку має значення лише для публічних виступів. Якщо вас просять вислати презентацію поштою, то даний розподіл не потрібен.
Підбір ілюстрацій
Друга проблема, якій варто приділити увагу, — це яскраві та недоречні картинки. Успіх виступу на 70% залежить від того, що людина бачить, а не чує. Використання якісного візуального образу — потужний інструмент в ваших руках, особливо якщо ви використовуєте одну загальну тему для всієї презентації. Підберіть влучну візуальну метафору до основної ідеї вашої доповіді, і її обов’язково запам'ятають серед інших.
Водночас, в жодному випадку не варто використовувати примітивні векторні кліпарти та шаблонні сюжети з «щасливими» людьми, які ви можете знайти у фотобанках. Вони швидко набридають і не викликають довіри у глядачів. Рекомендується користуватись платними ресурсами, де наявний великий вибір якісних зображень:
Також існує декілька безкоштовних джерел:
Вибір шрифту
Не варто використовувати в презентації стандартні системні гарнітури, такі як Times New Roman, Comic Sans тощо. Також краще мати один-два платних, строгих сімейств шрифтів для своїх презентацій, аніж безліч декоративних або каліграфічних.
Під час оформлення презентації вам знадобляться всього два накреслення шрифту:
- bold – для заголовків і акцентів;
- regular – для основних блоків тексту;
Рекомендуються наступні сімейства гарнітур:
- Arial;
- Din;
- Gotham;
- Agora;
- Roboto;
- Universe;
- Proxima;
- Futura;
- Intro.
Вибір кольору
Не варто робити кольоровий текст на кольоровому фоні лише заради гарного вигляду. По-перше, потрібно знати і вміти коректно їх підбирати. По-друге, передача кольору у проекторі — річ непередбачувана і може призвести до несподіваних кольорових рішень. Кращі комбінації кольорів для оформлення тексту презентації — чорний і білий.
Якщо потрібно, щоб текст добре читався на фонових зображеннях, треба намагатися зробити його максимально контрастним:
- чорний текст краще всього виглядає на світлому фоні;
- білий текст добре виглядає на темному фоні;
- для складного, неоднорідного фону краще під текстом розміщувати плашку.
Технічна сторона
Ця частина є не менш важливою, аніж все вищезазначене, оскільки якщо ваша презентація не відкриється на комп'ютері в місці проведення заходу, то постраждає ваша репутація.
Підготовка матеріалу доповіді в Google Презентаціях дозволяють відкривати їх на будь-якому пристрої по заздалегідь висланому посиланню. Аби перестрахуватись, варто підготувати версію в Powerpoint/Keynote і у PDF-форматі, до того ж, Google Презентації дозволяють зберігати матеріали в цих форматах.
Якщо ваша презентація містить відео, заздалегідь відправте файл організаторам на перевірку, чи воно відтворюється. Якщо відео під час презентації не запрацює - сильно погіршиться ефект від неї. Заздалегідь збережіть файл з презентацією на флешку і в хмарний сервіс, щоб у разі проблем з інтернетом з боку організаторів ви змогли оперативно запустити свою презентацію.
Підготовка до виступу
До істотних факторів, які варто враховувати для ефективного виступу, відноситься місце виступу. Зокрема, необхідно заздалегідь оцінити наступні моменти:
- Наявність сцени для виступу. Якщо ви будете виступати на одному рівні із глядачами, слід врахувати, що люди, які сидять позаду, не зможуть бачити в повному масштабі як самого спікера, так і нижньої частині екрана зі слайдами.
- Освітлення. Якщо ви виступаєте у сонячний день, в приміщенні з вікнами, або при яскравому штучному освітленні, то варто врахувати, що ваші слайди будуть занадто світлими, і варто зробити їх більш контрастними.
- Екран. Не всі майданчики для виступів обладнані спеціальним білим екраном, на який проектуються слайди – часто його заміняє стіна, рельєф якої також може спотворювати сприйняття вашої презентації.
- Клікер. Наявність пульта керування презентацією через проектор, лазерної указки тощо – істотно полегшує зміну слайдів.
Всі ці фактори обов'язково варто врахувати, щоб ваша презентація пройшла на високому рівні, а ви і ваші слухачі відчували себе комфортно і впевнено. Крім підготовки самих слайдів необхідно відпрацювати і власний виступ, оскільки більша частина інформації, як правило, доноситься усно. Тому:
- готуйтеся до виступу заздалегідь;
- репетируйте якомога частіше;
- за день до виступу потрібно обов'язково виспатись;
- перегляньте відео презентації після виступу для аналізу і подальшої роботи над помилками.
Також існує кілька корисних книг, які допоможуть вам у підготовці презентації і самого виступу:
- Ден Роем «Візуальне мислення»;
- Радислав Гандапас «Камасутра для оратора»;
- Кармін Галло «іПрезентація»;
- Максим Ильяхов «Пиши, скорочуй»;
- Ненсі Дуарте «Slide:ology».
Висновок
Вміння створювати гарні презентації стане вам у нагоді не тільки для ведення лекцій та виступів на семінарах. В першу чергу, цей навик допомагає заволодіти увагою слухачів і донести їм свою ідею. Якісна презентація завжди має довготривалий ефект: вашу доповідь запам'ятають, а саму презентацію збережуть. Використовуючи якісно підготовлені слайди, ви можете переконати клієнта, навчити колег, відстояти проєкт перед керівництвом.
Пам'ятайте, що для візуалізації своїх ідей вам не обов'язково вміти малювати і володіти графічними редакторами. Якісна презентація — це, перш за все, послідовне викладення своїх думок і гарна подача.
