НАПИСАТИ НАМ
Електронна пошта – важливий канал для спілкування та вирішення робочих питань. Наскільки б вільно ми не орієнтувалися в інтернеті, іноді правила робочого листування доводиться узнавати на власних помилках.
Ділове листування – те, з чим стикаються практично всі активні користувачі всесвітньої мережі. Як правильно вести спілкування, лаконічно і чітко доносити необхідну інформацію до співрозмовника – читайте в наших порадах.
В діловому листуванні намагайтеся уникати емоцій чи передачі тональності вашого настрою. Пам’ятайте, що текст передає не більш ніж 20% вашого настрою.
Висловлюйте свої думки чітко і стисло. Електронний лист – послання особливого формату. В діловому листуванні не повинно бути води, роздумів і великих вступних преамбул. Якщо ваше повідомлення займає більше третини висоти екрану монітора, найбільш імовірно, що отримувач відкладе прочитання на потім; ще з більшою ймовірністю ви не отримаєте від нього відповіді, тому:
Вівторок і середа – чудові дні, коли варто почати ділове листування стосовно питань, які вас цікавлять, у випадку, якщо ви хочете закрити ці питання до кінця тижня. Прохання надіслати комерційну пропозицію чи запит на отримання потрібної вам інформації дуже добре спрацює саме в ці дні;
П’ятниця. Як свідчить практика, це особливий день «мертвого» листування. Отримати відповідь на лист, надісланий після обіду, практично неможливо. Тому намагайтеся в цей час нічого не планувати, або вирішувати внутрішні завдання. Писати листи з надією на ранок наступного тижня також не варто, у них є велика вірогідність бути відкритими в п’ятницю ввечері, в такому випадку вранці на наступний понеділок вони залишаться поза увагою;
Не вирішуйте питання, які потребують аналізу ситуації та ухвалення рішень про старт нових завдань у понеділки.
Прикладом можуть бути нові пропозиції про співробітництво, запит вислати комерційну пропозицію, підготовка документа тощо. Тут спрацьовує стара приказка: «Понеділок – день важкий». Організм чинить спротив новим завданням і перебуває у стані стресу після вихідних, тому такі прохання часто сприймаються негативно, якість їхнього виконання буде неналежною. Хорошою практикою в понеділок вранці можна назвати «листи-нагадування» - листи з проханням надіслати інформацію, запит на яку ви надсилали раніше, з турботою про отримання відповіді на старі запитання тощо.
Лист повинен вкладатися в робочу область монітора. Якщо лист потребує прокрутки, будьте впевнені, що відповідь на нього можна чекати довше, ніж зазвичай.
Іноді зручно застосувати практику «одна тема – один лист». Коли питання широкі, можна розділити їх на декілька листів або використати в тексті листа розмежувальні підзаголовки
Текст листа повинен бути лаконічним і зрозумілим для всіх учасників листування. Тому не використовуйте професійну, внутрішньокорпоративну лексику, сленг і скорочення, які не є загальноприйнятими.
Якщо листування ведеться в форматі запитань і відповідей, треба дотримуватися єдиного з відправником формату:
Не надсилайте відповідь на лист яе новий лист. Ваш адресат, імовірно, буде шукати як первинне повідомлення, так і всю історію листування. Цінуйте свій і його час.
Не забудьте приділити увагу вкладенням, якщо вони є. Файли повинні бути в кількох форматах, їхня назва повинна асоціюватися з листом.
Приклад - PPC_Commercial_offer_promodo.doc, PPC_Commercial_offer_promodo.pdf
Не рекомендовано називати файли в кириличній розкладці, але все більше цим правилом нехтують.
Документи, які необхідно буде редагувати, надсилайте в форматі .doc чи .xls.Якщо це презентація або фінальний документ, який не потребує змін, використовуйте формат .pdf.
Перед тим, як надіслати лист, перевірте наявність і правильність вкладених документів, щоб уникнути повторної розсилки.
У підписі до листа повинні бути вказані ім’я та прізвище, посада і всі основні способи зв'язку з вами: номер телефону і skype.
Ставте інших у копію, якщо:
Навіть якщо питання в email надходить вам від колеги по цеху і потребує п’ятисекундного натиснення клавіші з вашого боку, не полінуйтесь повідомити колегу про те, що завдання вирішене. Це знімає з нього відповідальність відстеження вирішення завдання.
Якщо ви надіслали три листи, а відповіді немає – зателефонуйте.
Нагадуйте про себе не частіше, ніж через 2-3 дні, якщо питання не термінове, і двічі-тричі на день, якщо питання термінове.
Не варто кожного дня писати про одне і те ж. Подумайте: чи можна пришвидшити вирішення питання, зателефонувавши. Листи не найкращим чином вирішують питання особистих комунікацій. Зустріч або телефонний дзвінок іноді краще, ніж листування.
Візьміть собі за правило підбивати підсумки телефонних розмов і зустрічей невеликим листом-резюме. Не сподівайтесь на пам’ять. Таким чином, під рукою завжди буде документ, у якому зафіксовані умови, домовленості та інші важливі моменти роботи з клієнтом.
Останні рядки листа повинні підбивати підсумок: які дії ви очікуєте від співрозмовника. Або навпаки – що будете робити ви, яким буде наступний етап.
Листи, які потребують певного аналізу або не одноосібного рішення, позначайте для себе міткою (наприклад, прапорцем). Щоб не забути відповісти на них або, наприклад, дочитати до кінця пропозицію взяти участь у заході, ознайомитися з програмою і учасниками з’їзду, переглядайте позначені листи один раз на тиждень і закривайте питання.
За допомогою листів можна вирішувати багато важливих питань. Якщо грамотно використовувати цей канал зв’язку, він дасть вам можливість розвивати партнерські відносини, інформувати про результати і завдання, ділитися новинами і проблемами і просто «стукати в нові двері».
Захочете отримати юзабіліті-аудит і персональні рекомендації для свого інтернет-магазину — напишіть нам.
.jpg)
